4 Tipps wie ihr den Schichtbetrieb in euren Unternehmen mit einem Online-Dienstplan clever und flexibel organisiert

Arbeitsausfall, Personalmangel, Kurzarbeit, Homeoffice – diese Bilder kommen uns allen wohl ziemlich bekannt vor. Unternehmen haben in Zeiten von Corona mit vielen unvorhergesehenen Problemen zu kämpfen. Manche konnten ihren Betrieb am Laufen halten, manche haben mit unerwartet gestiegener Nachfrage zu tun, andere sind im „Sparmodus“. Das alles muss bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden und stellt Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor ungewohnte Herausforderungen. Wir von Aplano arbeiten an einer intelligenten Dienstplan-Software. In diesem Artikel möchten wir unsere Erfahrungen teilen und euch zeigen, wie ihr einen effizienten Dienstplan erstellt und dabei für alle Schwierigkeiten gewappnet seid.

Was ist „Workforce Management“?

Hierbei handelt es sich um mehr als bloße Personaleinsatzplanung. Das Ziel von Workforce Management ist, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Gleichzeitig müssen Personalbedarf, Kapazitäten, Umsatz und die Planungsergebnisse im Auge behalten werden. Mit den richtigen digitalen Tools habt ihr das Arbeitsgeschehen in eurem Unternehmen immer im Blick und seht Probleme im Voraus.

1) Personalmangel erkennen

Dienstpläne, die vor Corona geschrieben wurden, sind in den meisten Betrieben über den Haufen geworfen worden. Was Unternehmen jetzt brauchen ist eine flexible Dienstplangestaltung, die aber auch die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigt. Mit Dienstplan-Software könnt ihr euren Mitarbeitern die Möglichkeit geben ihre eigene Arbeitsplanung mitzugestalten. Angestellte sind in der Lage einfach ihre Schichten online untereinander zu tauschen bzw. sich gezielt für Schichten zu bewerben. So bleibt jeder Arbeitnehmer flexibel für außerberufliche Termine und Verpflichtungen. Das ist sehr praktisch, wenn der Partner gerade in Kurzarbeit oder im Home-Office ist und die Kinder zu Hause lernen müssen. Gleichzeitig seht ihr als Vorgesetzte Personalmangel mit einem Online-Dienstplan bereits im Voraus. Wenn beispielsweise zu wenige Mitarbeiter für eine Schicht zur Verfügung stehen und Unterbesetzung droht, meldet sich die intelligente Dienstplan-Software automatisch bei euch. Auf diese Weise habt ihr die größte Flexibilität, aber auch die meiste Kontrolle.

2) Abwesenheitsmanagement

Insbesondere bei Kurzarbeit und Home-Office müsst ihr stets den Überblick darüber behalten, welcher Mitarbeiter gerade in welchem Umfang verfügbar ist. Dann seid ihr beispielsweise in der Lage bei voraussichtlichem Personalmangel schnell zu reagieren. Mit einem Online-Dienstplan könnt ihr ganz einfach einsehen und verwalten, welcher Mitarbeiter wie viel arbeiten muss, wer vor Ort und wer von zu Hause aus arbeitet, wer welche Schicht übernimmt, wer möglicherweise Rufbereitschaft hat und wer gerade im Urlaub ist. Auf dem Profil jedes Mitarbeiters findet ihr seine Qualifikationen und könnt genau kalkulieren, wen ihr wann an welcher Stelle eures Unternehmens braucht.

3) Home-Office organisieren

Hier sehen sich viele Unternehmen mit einer Arbeitsweise konfrontiert, mit der sie bisher nur wenig bis gar nicht zu tun hatten. Plötzlich müsst ihr Angestellte ins Home-Office schicken, damit euer Betrieb nicht vollständig stillsteht. Das Arbeiten von zuhause hat aber auch einen gewissen Vorteil. Je nach Tätigkeitsfeld sind eure Angestellten flexibler und können sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen und individuell gestalten. Mit einem Online- Dienstplan könnt ihr beispielsweise verschiedene Tagesschichten an Mitarbeiter im Home-Office verteilen, die sie nach Möglichkeit frei abarbeiten, wann sie möchten. Viele Arbeitnehmer haben gleichzeitig noch Kinder zuhause. Da ist es unmöglich durchgehend fokussiert zu bleiben. Die tatsächliche Arbeitszeit wird hier ganz einfach digital erfasst.

4) Digitale Stechuhr

Mit einem Online-Dienstplan können Angestellte einfach per App auf ihrem Smartphone ein- und ausstempeln. Bezogen auf die stark gestiegenen Hygienevorschriften ist das ein großer Pluspunkt! Außerdem wird dadurch immer die exakte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters erfasst und dem jeweiligen Stundenkonto gutgeschrieben. Dieses kann vom betreffenden Angestellten und seinem Arbeitgeber eingesehen werden. So weiß jeder Arbeitnehmer wie lange er tatsächlich arbeitet. Vorgesetzte können bei Bedarf rechtzeitig Überstundenabbau anordnen und haben die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter immer im Blick. Aufgrund der Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung kann es hier nicht mehr zu Missverständnissen kommen, wie es bei der „Vertrauensarbeitszeit“ häufig der Fall ist. Angestellte profitieren von mehr Arbeitnehmerschutz und Transparenz, ihr als Arbeitgeber seht konkret wie eure Angestellten die Arbeitszeit ausnutzen.

Fazit

Online-Dienstpläne haben viele Vorteile gegenüber der klassischen Exceltabelle oder gar dem handgeschriebenen Schichtplan. Sie sparen sich viel Zeit und bürokratischen Aufwand, wenn ihr die Schichten eurer Mitarbeiter einfach online plant. Gleichzeitig verbessert ihr die Kommunikation innerhalb eures Unternehmens und profitiert von mehr Transparenz, Genauigkeit und Flexibilität. Schaut gerne auf unserer Homepage vorbei und erfahrt mehr über die Dienstplan-Software: www.aplano.de

Über die Autorin

Anastasia Michailova hat an der Universität zu Oldenburg ihren Bachelor of Arts in Geschichte und Philosophie erworben. Sie arbeitet als Wissenschaftsjournalistin und Content Creator für verschiedene Online- und Printmedien und freiberuflich gemeinsam mit dem Aplano-Team.

INSIDE ist das Magazin des Bundesverbandes Deutsche Startups e.V. (Startup-Verband). Der Startup-Verband ist Repräsentant und Stimme der Startups in Deutschland und engagiert sich für gründerfreundliche Rahmenbedingungen. Im Dialog mit Entscheidungsträgern in der Politik erarbeitet er Vorschläge, die eine Kultur der Selbstständigkeit fördern und die Hürden für Unternehmensgründungen senken. Der Startup-Verband wirbt für innovatives Unternehmertum und trägt die Startup-Mentalität in die Gesellschaft. Als Netzwerk verbindet er Gründer, Startups und deren Freunde miteinander. Wenn du an einer Mitgliedschaft im Startup-Verband interessiert bist, erfährst du hier etwas über die Vorteile einer Mitgliedschaft und kannst hier die Mitgliedschaft beantragen.


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